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PROGRAMMA EVENTI E DEGUSTAZIONI BRAVO ITALY GOURMET Est Europa
I Food & wine tasting Bravo Italy Gourmet organizzati attraverso il proprio partner in loco, si terranno nel territorio di Riga una volta al mese. Lo scopo è introdurre un brand Wine & Food italiano nel mercato est europeo, tramite una prima degustazione e un’adeguata presentazione del prodotto. L’evento faciliterà l’incontro tra gli specialisti del settore al fine di concludere con loro un accordo commerciale per la distribuzione dei prodotti promossi. In base alle esigenze, al numero di partecipanti, alle possibilità di investimento dell’azienda, l’evento potrà essere più o meno di richiamo per un pubblico specifico o variegato, per i media e le autorità locali.
L’organizzazione sarà articolata come segue:
● Scelta della migliore location
Verranno utilizzate sempre location adatte ad una presentazione enogastronomica: sale meeting di uffici pubblici e privati (Ambasciata Italiana o ICE) o di distributori alimentari, enoteche, cantine, ristoranti italiani o di alta categoria, alberghi, ecc. Durante l’evento verrà messo a disposizione un sommelier e/o un esperto food che provvederà a far degustare al meglio il prodotto.
Si potrà anche intervenire con un corner aziendale (come SPONSOR della serata) per avere maggiore risalto e visibilità.
Per una maggiore visibilità, si può optare per l’affitto di sale più grandi e di maggiore prestigio. In tal caso l’evento è mirato ad una presentazione in cui si dimostra che il posizionamento dell’azienda è alto e la distribuzione del suo prodotto è già consolidata all’estero.
● invitati e inviti
In media possiamo garantire la partecipazione di circa 40 persone tra buyers, distributori, grossisti, ristoratori, agenti, intenditori, appassionati, collezionisti, da aggiungere ad altri, invitati dai proprietari della location. Appena disponibile, sarà inviata la lista completa con nomi e contatti in modo che l'azienda possa gestire l’anagrafica. Nel caso in cui un invitato dovesse gradire il prodotto degustato, verranno già avviate dal responsabile in loco le prime negoziazioni durante la serata. Se la location appartiene ad un distributore, sarà anche nel suo interesse porre la propria attenzione sul vino che ha suscitato maggiore successo nella propria clientela abituale.
Qualora l'azienda abbia degli obiettivi specifici riguardo il canale di vendita del proprio prodotto o sia già in possesso di alcuni contatti nel paese ospitante l'evento il responsabile locale potrà coinvolgerli, facendosi carico di invitarli e assicurarsi quindi la loro presenza.
Per eventi di maggiore portata, è ragionevole estendere l’invito anche alle autorità locali ed ai giornalisti. Rilasciando delle interviste e leggendo gli articoli sarà più facile veicolare il prodotto, senza contare che i suddetti appuntamenti diverrebbero degli eventi di grosso richiamo locale.
Gli inviti verranno inviati a mezzo posta elettronica almeno due settimane prima della data stabilita per la degustazione e si chiederà una conferma della partecipazione e del numero di persone, tramite telefono o email.
All’ingresso ogni invitato dichiarerà il proprio nome, che dovrà essere contenuto nella lista d’accesso. Il database con la lista e mail degli invitati, servirà alle aziende italiane per mandare aggiornamenti dei propri prodotti e alla Bravo Italy Gourmet per i prossimi eventi.
● durata
L’ evento organizzato durante un giorno qualsiasi della settimana inizia solitamente alle 19/19,30 circa per concludersi non oltre le 22.30. La durata è quindi al massimo di 3 ore.
● cibo e accompagnamenti
Poichè non si tratta di una cena, gli ospiti saranno liberi di girare per la sala, discutere, degustare i vini ed il cibo ed ammirarne le confezioni. Verranno preparati dei tavoli su cui i vini saranno posizionati e versati da un sommelier preposto coadiuvato da personale di servizio. Su altri tavoli presenteremo invece un buffet di accompagnamento calibrato sul livello dei vini e della location. Le pietanze preparate dipendono dalla tipologia di vino presentata, saranno quindi stabilite su suggerimento degli stessi produttori e in base alla reale reperibilità locale dei prodotti. Il buffet non sarà comunque una cena tradizionale ma assumerà i toni di un aperitivo rinforzato.
Su richiesta della azienda possono essere formulati dei buffet più complessi o organizzare una cena di gala con i prodotti aziendali o comunque indicati dall'azienda espositrice, tuttavia questo servizio non è compreso nella quota di partecipazione standard.
● presentazione
All'interno della serata il responsabile locale Bravo Italy Gourmet farà una presentazione con materiale audiovisivo in inglese sulle aziende espositrici ed i prodotti degustati, soffermandosi sulla loro storia, la provenienza, sul metodo di produzione e sulla qualità. Qualora i produttori mettessero a disposizione dei cd multimediali, la presentazione potrebbe essere accompagnata da immagini e suoni. In un corner apposito all'interno della sala, metteremo a disposizione brochure, cataloghi e cd aziendali.
Qualche giorno prima della degustazione, il testo della presentazione sarà sottoposto ad una ulteriore verifica da parte dei responsabili aziendali, i quali avranno già collaborato nella stesura del testo in italiano.
● costi
Si parte da un minimo di 750 € per azienda partecipante. La somma coprirà tutto il lavoro svolto dal responsabile in loco, prima e durante l’evento, e tutti gli acquisti di prodotti e servizi necessari ad un ottimale svolgimento dell'evento.
Nello specifico la quota standard comprende:
Screening del mercato e scelta dei prodotti che potrebbero ricevere un interesse maggiore. Se siamo certi, per vari motivi, che un prodotto non possa trovare sbocchi di vendita in un mercato di riferimento non confermeremo l'adesione dell'azienda all'evento in questione.
Creazione grafica di un invito in formato elettronico (su richiesta stampato e consegnato per posta).
Progettazione e creazione di corner che raffigura la comunicazione aziendale dell'azienda.*
Inviti ai partecipanti via email, telefono e incontri face-to face.
Gestione dell'agenda appuntamenti e redazione di un database di contatti.
Assistenza per la spedizione della campionatura e lo sdoganamento della merce**.
Deposito in loco fino ad un massimo di 30 kg.
Gestione totale dell'evento e interazione con tutti i partner coinvolti.
Hostess e personale per interpretariato in lingua locale / russo. (1 ogni 20 invitati).
Fotografo in sala.
Sommelier o esperto food per presentazione ottimale dei prodotti.
Presentazione in power point e/o commento di immagini o cd multimediale al fine di presentare l'azienda, il territorio ed i prodotti.
Preparazione e servizio a buffet di pietanze abbinate ai vini presentati.
Affitto della sala e di tutte le attrezzature necessarie per la degustazione.
Trasporto della merce dal deposito alla sala della degustazione e viceversa nel caso di rimanenze.
Pulizia finale della sala
Avviamento e gestione totale delle negoziazioni con gli operatori interessati.
Redazione di un report finale, con foto, riassuntivo dell'attività svolta, degli obiettivi raggiunti e le strategie suggerite per una penetrazione ottimale nel mercato obiettivo.
Il pagamento verrà effettuato tramite bonifico bancario a favore della Bravo Italy Gourmet, entro e non oltre 25 giorni prima della data stabilita per l'evento.
Se in seguito all'evento verranno concluse alcune trattative, l’azienda produttrice italiana in accordo con la Bravo Italy Gourmet e i responsabili locali stabiliranno un eventuale compenso provvigionale.
● storage / dogana / logistica
Il deposito, completamente a carico del responsabile in loco Bravo Italy Gourmet, avrà luogo presso un magazzino attrezzato al deposito di generi alimentari. Il trasporto della merce dal deposito alla sala della degustazione e compreso nel prezzo. Nel caso in cui la degustazione fosse co-organizzato con una azienda di distribuzione o presso i locali di un importatore, le bottiglie destinate alla degustazione verranno stipate nel deposito di quest’ultima fino al giorno dell’evento.
● quantità
Per quanto riguarda il vino, il numero totale di bottiglie dipende dal numero di partecipanti. Su una media di 40 persone si richiedono circa 6 bottiglie per tipologia di vino.
Se la quantità dovesse risultare eccessiva, la merce verrà comunque utilizzata per scopi promozionali dell'azienda ma, qualora l'azienda lo richiedesse, può essere ri-spedita al mittente con spedizione a carico del destinatario.
Pur tenendo conto delle esigenze dell'evento, la quantità della merce verrà sempre e comunque stabilita in accordo con il produttore.
● partner
Per tasting più grandi è possibile chiedere il supporto o il patrocinio di enti pubblici e privati. L'ambasciata italiana e l’ICE potrebbero facilitare i rapporti con gli enti locali e portare un valore aggiunto all’evento aumentando la credibilità delle aziende e delle loro iniziative. Il responsabile in loco può, sulla base di precedenti accordi presi con le aziende, muoversi per coinvolgere eventualmente tali enti su progetti specifici.
Su richiesta possono essere coinvolti altri partner locali quali associazioni di categorie affini all'evento o altri enti pubblici e privati che potrebbero avere un ruolo di supporto alla promozione e vendita dei prodotti.
● partecipanti
Il numero massimo di aziende espositrici ammesse è 3 per evento. Poiché il fine è quello di introdurre la conoscenza del marchio in un mercato nuovo o rafforzarlo, per saggiarne il gradimento, non verranno creati gruppi numerosi.
*Su richiesta si fanno preventivi per la progettazione e creazione grafica di totem e materiale pubblicitario in lingua locale, inglese o italiano che verranno esposti durante l'evento. Al termine dell'evento il materiale potrà essere spedito al produttore con spese di spedizione a carico del mittente.
**Spese di spedizione campionatura (merce + materiale informativo), pratiche export e lo sdoganamento, incluse tasse, dazi o accise, saranno a carico delle aziende, le quali riceveranno tutta l’assistenza da parte del personale Bravo Italy Gourmet Italia e dai responsabili a Riga.
Per info: info@bravoitalygourmet.it, 3929051663
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